Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych opisanych w tej polityce jest Wizcode sp. z o.o. z siedzibą pod adresem Rondo Ignacego Daszyńskiego 2B, 00-843 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001116223, NIP 5273120734, REGON 529153270, o kapitale zakładowym 5 000,00 zł, prowadząca biuro rachunkowe pod marką FirmApp (dalej: „FirmApp”, „my”).

W sprawach danych osobowych napisz na adres e-mail [email protected] albo listownie na adres siedziby. Jeżeli wyznaczymy inspektora ochrony danych, podamy tu jego dane kontaktowe.

Polityka dotyczy serwisu https://firmapp.pl wraz z Poradnikiem, panelu klienta (https://app.firmapp.pl), serwera MCP dla asystentów AI klientów (https://mcp.firmapp.pl) oraz kontaktu z nami e-mailem i telefonicznie (dalej łącznie: „Serwis”).

2. Dwie role: administrator i podmiot przetwarzający

Jesteśmy administratorem danych:

osób odwiedzających Serwis i czytających Poradnik,
osób, które wypełniają formularz „Przenieś księgowość” albo kontaktują się z nami e-mailem lub telefonicznie,
naszych klientów będących osobami fizycznymi (w tym przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą) oraz osób działających w imieniu klientów – reprezentantów, osób upoważnionych do składania poleceń i użytkowników panelu klienta,
zawartych w nagraniach i transkrypcjach rozmów z tymi osobami oraz w naszej korespondencji z nimi.

Jesteśmy podmiotem przetwarzającym dane osobowe, które klient powierza nam w związku z prowadzeniem jego księgowości i kadr – np. dane pracowników, zleceniobiorców i kontrahentów klienta zawarte w dokumentach księgowych i kadrowo-płacowych. Przetwarzamy je wyłącznie w imieniu i na polecenie klienta, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, która jest załącznikiem do umowy o świadczenie usług księgowych. Administratorem tych danych jest klient – to on informuje o przetwarzaniu i do niego należy kierować żądania dotyczące tych danych. Jeżeli takie żądanie trafi do nas, przekażemy je klientowi.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

3.1. Korzystanie z Serwisu i jego bezpieczeństwo

Dane: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, adres odwiedzanej strony, data i godzina żądania, informacje o błędach.
Cel: udostępnienie Serwisu, zapewnienie jego bezpieczeństwa (np. ochrona przed nadużyciami i atakami), wykrywanie i usuwanie błędów.
Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Okres: logi aplikacji usuwamy automatycznie po 14 dniach, chyba że są potrzebne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa – wtedy przechowujemy je do czasu jego wyjaśnienia.

3.2. Formularz „Przenieś księgowość” i kalkulator cen

Dane: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, NIP firmy, a jeżeli korzystasz z kalkulatora – forma działalności, liczba dokumentów i pracowników, obecna cena księgowości oraz informacja, czy chcesz rozmowy telefonicznej. Zapisujemy też, skąd trafiłeś do Serwisu: parametry kampanii (UTM), identyfikatory kliknięcia reklamy (gclid, fbclid) oraz adres strony wejścia i strony odsyłającej.
Cel: kontakt z Tobą, przygotowanie oferty i umowy, a także ocena, które kanały marketingowe przyprowadzają klientów.
Podstawa: podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a gdy działasz w imieniu firmy – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na kontakcie z firmą, którą reprezentujesz (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); ocena kanałów marketingowych – nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Okres: do zawarcia umowy (dalej stosuje się pkt 3.4), a jeżeli umowa nie zostanie zawarta – do czasu wniesienia sprzeciwu, nie dłużej niż [DO UZUPEŁNIENIA: okres, np. 12 miesięcy] od ostatniego kontaktu.

Przy przygotowaniu umowy pobieramy na podstawie NIP dane firmy z rejestrów publicznych (Wykaz podatników VAT, KRS, CEIDG).

3.3. Korespondencja e-mail i rozmowy telefoniczne

Dane: adres e-mail lub numer telefonu, treść wiadomości i załączników, a w przypadku rozmów – nagranie, jego transkrypcja i podsumowanie, data i czas trwania połączenia.
Cel: odpowiedź na wiadomość lub zgłoszenie, obsługa spraw klientów, udokumentowanie poleceń składanych przez klientów, rozpatrywanie reklamacji.
Podstawa: wykonanie umowy z klientem lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji, udokumentowaniu treści poleceń i obronie przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Okres: w sprawach klientów – przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu do upływu terminów przedawnienia roszczeń; w pozostałych sprawach – do czasu wniesienia sprzeciwu, nie dłużej niż [DO UZUPEŁNIENIA: okres].

Rozmowy telefoniczne są nagrywane i transkrybowane. Informujemy o tym komunikatem przed rozpoczęciem rozmowy. Jeżeli nie zgadzasz się na nagrywanie, zakończ połączenie i napisz do nas e-mailem.

3.4. Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług księgowych

Dane: dane identyfikacyjne i kontaktowe klienta i osób działających w jego imieniu, dane potrzebne do podpisania umowy podpisem elektronicznym i weryfikacji tożsamości, lista adresów e-mail i numerów telefonów upoważnionych do kontaktu, dane pełnomocnictw.
Cel: zawarcie i wykonanie umowy, w tym kontakt w sprawach klienta i przyjmowanie poleceń.
Podstawa: wykonanie umowy z klientem będącym osobą fizyczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); w przypadku osób działających w imieniu klienta – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na wykonaniu umowy z klientem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Okres: przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu do upływu terminów przedawnienia roszczeń.

3.5. Obowiązki prawne biura rachunkowego

Dane: dane identyfikacyjne klienta, jego reprezentantów i beneficjentów rzeczywistych, dane z dokumentów rozliczeniowych z klientem.
Cel: wykonanie obowiązków wynikających z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną) oraz z przepisów podatkowych i o rachunkowości dotyczących naszych własnych rozliczeń.
Podstawa: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Okres: dokumentację związaną z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy – przez 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończyliśmy współpracę z klientem; nasze faktury i dokumenty rozliczeniowe – przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

3.6. Panel klienta i asystenci AI klientów

Dane: adres e-mail użytkownika, jednorazowe kody logowania, dane sesji, informacje o logowaniach, a jeżeli klient połączy z FirmApp swojego asystenta AI przez serwer MCP – dane autoryzacji tego połączenia.
Cel: udostępnienie panelu klienta i połączenia z asystentem AI, bezpieczeństwo kont.
Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) albo nasz prawnie uzasadniony interes polegający na wykonaniu umowy z klientem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Okres: przez czas trwania umowy; kody logowania wygasają po krótkim czasie od wysłania.

Asystenta AI (np. Claude albo ChatGPT) wybiera i łączy klient. Dane, o które asystent zapyta, trafiają do jego dostawcy na podstawie umowy klienta z tym dostawcą, a nie na nasze zlecenie.

3.7. Analityka i marketing (pliki cookies)

Dane: identyfikatory plików cookies, informacje o przeglądarce i urządzeniu, sposób korzystania z Serwisu, adres IP.
Cel: statystyki odwiedzin i pomiar skuteczności reklam.
Podstawa: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej), którą możesz w każdej chwili wycofać w „Ustawieniach cookies” w stopce Serwisu.
Okres: do wycofania zgody albo wygaśnięcia pliku cookie (szczegóły w wykazie plików cookies w pkt 7).

3.8. Roszczenia

Dane z punktów 3.2–3.6 możemy przetwarzać także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), do upływu terminów przedawnienia tych roszczeń.

4. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie możemy się z Tobą skontaktować, przygotować oferty ani zawrzeć i wykonać umowy. Podanie danych wymaganych przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy jest warunkiem zawarcia umowy.

5. Sztuczna inteligencja i zautomatyzowane decyzje

Przy porządkowaniu korespondencji, transkrypcji i podsumowaniu rozmów oraz przygotowaniu propozycji księgowań korzystamy z systemów sztucznej inteligencji. Decyzje księgowe w sprawach klientów zatwierdza ekspert księgowy. Nie podejmujemy wobec nikogo decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływają na tę osobę (art. 22 RODO). Nie przekazujemy danych dostawcom modeli AI w celu trenowania ich modeli.

6. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy tylko w zakresie potrzebnym do danego celu, podmiotom, które przetwarzają je na nasze zlecenie na podstawie umów powierzenia:

dostawcy infrastruktury serwerowej, na której działa Serwis i baza danych [DO UZUPEŁNIENIA: nazwa dostawcy i lokalizacja serwerów],
Google – poczta elektroniczna biura (Google Workspace),
Anthropic – modele sztucznej inteligencji (Claude),
Twilio – telefonia i nagrywanie rozmów,
ElevenLabs – transkrypcja nagrań rozmów,
dostawcy programu księgowego 360 Księgowość – prowadzenie ksiąg i rozliczeń klientów,
Sentry – monitorowanie błędów aplikacji,
Google (Google Tag Manager, Google Analytics) i Cookiebot – narzędzia analityczne i zarządzanie zgodami, wyłącznie w zakresie opisanym w pkt 7.

Dane mogą otrzymać także organy publiczne (np. urzędy skarbowe, ZUS, Generalny Inspektor Informacji Finansowej), gdy wynika to z przepisów albo z poleceń klienta, a w sprawach klienta – również podmioty wskazane przez klienta, np. poprzednie biuro rachunkowe przy przejęciu księgowości. W razie potrzeby dane mogą otrzymać nasi doradcy prawni i audytorzy, związani obowiązkiem poufności.

Nie sprzedajemy danych osobowych.

7. Pliki cookies i podobne technologie

Pliki cookies to małe pliki zapisywane w przeglądarce. Serwis używa ich oraz pamięci przeglądarki w następujących kategoriach:

Niezbędne – działają zawsze, bo bez nich Serwis nie działa poprawnie: plik sesji firmapp-session (utrzymuje sesję i zalogowanie, wygasa po zamknięciu przeglądarki lub po okresie bezczynności), XSRF-TOKEN (ochrona formularzy przed nadużyciami), plik zapisujący Twoje decyzje dotyczące cookies (CookieConsent) oraz w pamięci karty przeglądarki: firmapp_source (parametry kampanii, z którą trafiłeś do Serwisu, przekazywane w formularzu) i chunk-reload (techniczne odświeżenie strony po aktualizacji Serwisu). Podstawą jest art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej i nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Statystyczne – pomagają nam zrozumieć, jak korzystasz z Serwisu (Google Analytics uruchamiany przez Google Tag Manager). Tylko za Twoją zgodą.
Marketingowe – służą pomiarowi skuteczności reklam. Tylko za Twoją zgodą.

Zgody zbiera baner Cookiebot. Do czasu wyrażenia zgody narzędzia Google działają w trybie zgody (Google Consent Mode) z odmową na przechowywanie danych analitycznych i reklamowych, a pliki statystyczne i marketingowe nie są zapisywane. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać przez link „Ustawienia cookies” w stopce Serwisu; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem. Pliki cookies możesz też usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki – zablokowanie niezbędnych plików może uniemożliwić korzystanie z części Serwisu.

Aktualny wykaz plików cookies, z ich dostawcami i okresami przechowywania, znajduje się poniżej.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy odbiorcy z pkt 6 (np. Google, Anthropic, Twilio, ElevenLabs, Sentry) mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Przekazujemy dane wyłącznie wtedy, gdy Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony w państwie odbiorcy (w tym w ramach EU-US Data Privacy Framework – wobec odbiorców do niego przystępujących), albo na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na adres [email protected].

9. Twoje prawa

Masz prawo:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
sprostowania danych (art. 16 RODO),
usunięcia danych (art. 17 RODO),
ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy (art. 20 RODO),
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem,
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.

Aby skorzystać z praw, napisz na adres [email protected]. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Niektóre prawa są ograniczone, gdy dane musimy przechowywać na podstawie przepisów (np. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy).

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, m.in. szyfrowane połączenie z Serwisem (HTTPS), logowanie do paneli jednorazowym kodem wysyłanym e-mailem, dostęp pracowników tylko w zakresie potrzebnym do ich zadań, przechowywanie plików (w tym nagrań rozmów) w magazynie niedostępnym publicznie oraz szyfrowane kopie zapasowe.

11. Zmiany polityki

Politykę możemy zmieniać, gdy zmienią się przepisy, nasze usługi albo dostawcy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://firmapp.pl/polityka-prywatnosci, a o istotnych zmianach dotyczących klientów poinformujemy e-mailem.

Wersja z dnia 06.11.2026.